Вступил в силу закон об электронных трудовых книжках. Как это будет работать?

С 10 июня в Украине вступил в силу закон №1217-IX, предусматривающий учет трудовой деятельности в электронной форме. Благодаря этому закону Украина должна постепенно отказаться от бумажных трудовых книжек. Однако произойдет это не сразу, потому что закон предусматривает пятилетний переходный период: пока можно использовать и бумажную, и электронную трудовую.

Столичное издание Новое время. Бизнес» в соавторстве с юристом Юлией Блешмудт и младшим юристом Софией Молчанец подготовили ответы на ключевые вопросы о том, как теперь будет работать этот закон на практике и что важно знать работодателям.

Для бизнеса закон будет иметь сразу несколько преимуществ: снизит расходы на ведение бумажного документооборота и упростит доступ к информации о приобретенном стаже работников для назначения выплат по общеобязательному государственному социальному страхованию. Кроме того, риск утраты трудовой книжки, ее физического повреждения, фальсификации или внесения в нее недостоверных данных сведется к минимуму.

1. Закон является обязательным для выполнения сразу после того, как вступит в силу?

Закон предусматривает переходный период сроком в 5 лет, начинающийся со дня вступления в силу. За это время нужно перенести информацию о трудовой деятельности работников из бумажных трудовых книжек в реестр застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного общественного страхования (далее — «Реестр»). Вносить сведения может как сам работодатель, так и непосредственно застрахованное лицо, т.е. Если работник уполномочивает работодателя оцифровать документы о своей трудовой деятельности, то работник должен предоставить согласие на обработку персональных данных, обычно заключающееся в произвольной форме. Сканированная копия этого согласия – это обязательная составляющая пакета документов, который подается страхователем. Если сведения представляются лично работником, копия согласия не требуется.

После того как все необходимые данные оцифровали и внесли в реестр, оригинал трудовой передается на хранение соответствующему работнику под подпись.

Если работник увольняется до того, как процедура включения в Реестр недостающих сведений о трудовой деятельности завершена, работодатель обязан выдать работнику надлежащим образом оформленную трудовую книжку в день увольнения.

2. Как получить электронную трудовую книжку и какую информацию она должна содержать?

Согласно Закону, информация о трудовой деятельности работников вносится через веб-портал электронных услуг Пенсионного фонда Украины (далее – «ПФУ»). Это обязаны быть сканированные либо оцифрованные копии документов, определяемых законодательством (к примеру, копия трудовой книжки, определенных справок, заявлений), с неотклонимым наложением страхователем либо застрахованным лицом квалифицированной электронной подписи. Фактически, электронная трудовая книжка по содержанию не будет отличаться от бумажной и обязательно будет содержать всю информацию о стаже работника. Получать такую ​​электронную трудовую книжку не нужно, ведь все данные будут храниться в электронном Реестре.

Работники могут просматривать информацию о своем трудовом или страховом стаже на веб-портале ПФУ. Кроме того, с ПФУ можно будет коммуницировать через специальное приложение.

3. Можно ли будет пользоваться бумажными трудовыми книжками?

Когда процедура включения сведена в Реестр завершена, работодатель не будет обязан хранить трудовые книжки своих работников. Но, если кто-нибудь из работников пожелает продолжать ведение бумажной трудовой книжки, работодатель будет обязан вносить соответствующие данные в такую ​​трудовую книжку работника (к примеру записи о приеме на работу, переводе и увольнении, поощрениях и награждениях за фурроры в работе и т.П. ).

При приеме на работу работник обязан будет подать работодателю либо трудовую книжку (при наличии), либо сведения о трудовой деятельности из Реестра. Также по требованию работника, которого принимают на работу в первый раз, работодатель будет должен оформить ему трудовую книжку не позднее пяти дней после принятия на работу. Следовательно, работник может воспользоваться бумажным вариантом даже после окончания переходного периода. Такая бумажная трудовая книжка хранится у работника.

4. Что еще нужно знать о переходе на электронные трудовые книжки?

Одно из важнейших нововведений, которые вводит Закон, — это возможность автоматического (без обращения лица) назначения пенсии в случае получения застрахованным лицом права на назначение пенсии по возрасту. Оно будет осуществляться на основании сведений, имеющихся в системе персонифицированного учета, если до заслуги пенсионного возраста лицо не уведомило о желании получать пенсию с более позднего возраста.

Если данные о страховом стаже, нужном для назначения пенсии по возрасту (в том числе за периоды до внедрения системы персонифицированного учета) в системе учета отсутствуют, территориальный орган ПФУ обязан проинформировать застрахованное лицо об этом, а также необходимость указать эти сведения (при их наличии ) в том числе через веб-портал электронных услуг ПФУ.

5. Что нужно делать уже сейчас?

Сейчас работодателям лучше провести тщательный аудит информации, содержащейся в трудовых книжках работников и кадровых документах. Это поможет избежать ошибок или неточностей, по которым работодатель будет вынужден подавать соответствующую информацию повторно.